Verwaltungsratsvorlage · Teil 1 / 4 · Ausgangslage, Zielbild & Entscheidungsbedarf
B2B-Commerce-Plattform: Ablösung ACTUM durch Shopware 6 Beyond
Einmalige Implementierung (CAPEX)
596’800 €
Pauschalpreis AGIQON (406 AT) inkl. Datanaut (82’500 €) & FactFinder-Setup (18k €)
Projektlaufzeit bis Go-Live
6 Monate
Annahme Start: 01.11.2026 | Konzeption (2 Mt.), Umsetzung (3 Mt.), Go-Live: Ende April 2027
Fixbetrieb nach Go-Live (OPEX)
20’983 € / Mt.
Ab Monat 7 (Mai 2027) für Lizenzen, Hosting & Wartung (= 251’800 € p.a. kalkulatorisch)
Liquiditätsbedarf 1. Jahr (Cash-Out)
840’200 €
Nov 2026 – Okt 2027 inkl. Jahres-Vorauszahlungen für Shopware (180k €) & Datanaut (16k €)
1. Ausgangslage & Neue Zielarchitektur (Systeme & Datenhoheit)
6 Monate Umsetzung
- Ablösung Altsystem: Die stark individualisierte ACTUM-Lösung (React, BigCommerce, Kontent.ai, Azure AI Search; aktuell 557’000 Besucher / 2.2 Mio. Sitzungen p.a.) verursacht hohe Abhängigkeiten und Lücken bei Suche, Verfügbarkeit und Offerten.
- Neues Zielbild: Skalierbare Standard-Plattform auf Basis Shopware 6 Beyond (inkl. bis zu 54 Mio. € GMV/Jahr), angebunden über die Middleware Datanaut an SAP S/4HANA, inRiver PIM und Dynamics 365 CRM.
Shopware 6 Beyond (Commerce)
Zentrum
Führend für Shopstruktur, B2B-Rollen/Konten, Warenkorb, Checkout, Offerten (RFQ) & Price API.
Datanaut (Middleware)
Integration
Mapping, Synchronisation & Monitoring zwischen Shopware, SAP S/4HANA, inRiver PIM und Dynamics 365.
FactFinder (Suchtechnologie)
Suche
Spezialsuche für Artikelnummern, OEM-/Cross-Referenzen, Maschinenfinder (Hersteller → Typ → Modell).
SAP S/4HANA (ERP führend)
SF-Filter
Führend für Kundenstamm, kundenindividuelle Preise, Bestände, Aufträge, Lieferungen & Kendox-Belege.
inRiver (PIM) & Dynamics 365 (CRM)
SF-Filter
PIM: Technische Merkmale, Medien, OEM-Referenzen. CRM: Leads, Ansprechpartner (RSM), Registrierung.
Maxcluster / Azure AD B2C / D&B
Infrastruktur
Geclustertes Hosting (Frankfurt); Firmenprüfung via Dun & Bradstreet; Login-Ablösung Azure AD B2C zu klären.
2. Wichtige Hinweise & Entscheidungsbedarf für den VR
Gültig bis 20.11.2026
A. Abgrenzung: Interne Aufwände & SAP-Dienstleister (Exklusive)
Das AGIQON-Angebot (596’800 €) deckt Shopware, Datanaut und FactFinder ab. Anpassungen innerhalb von SAP S/4HANA, inRiver PIM und Dynamics 365 sowie die Stammdatenbereinigung erfolgen durch SF-Filter bzw. den eigenen SAP-Systempartner und sind separat zu budgetieren.
B. Vertragsprüfung Shopware Beyond: Ramp-Up Diskrepanz (19’500 €)
Im Shopware-Angebot (S. 2) und AGIQON-Begleitdokument ist die 6-monatige Ramp-Up-Phase mit 3’250 € / Monat (= 19’500 €) definiert. Auf dem Shopware-Deckblatt (S. 1) sind jedoch 39’000 € ausgewiesen. Vor Unterschrift (Frist: 20.11.2026) zwingend auf 19’500 € korrigieren lassen.
C. Vertragsbindung & Vorauszahlungen beachten
Shopware Beyond erfordert eine 3-Jahres-Bindung nach Ramp-Up (3 × 180’000 € = 540’000 €, Zahlung jeweils jährlich vorab). Zudem sind die ersten 6 Monate Datanaut kostenfrei, ab Monat 7 fallen 16’000 € p.a. (20 % der Einrichtungskosten) an.
D. Offene Architektur-Entscheidungen im Discovery-Workshop
1) Weiterbetrieb Azure AD B2C vs. nativer Shopware-Login, 2) Echtzeit-Verfügbarkeit vs. SAP-Batch-Abgleich, 3) Strukturierung der heute unstrukturierten Daten in inRiver & Dynamics 365, 4) Anbindung Kendox (DMS) für Beleg-PDFs.
SF-Filter AG · Kasernenstrasse 6 · 8184 Bachenbülach · Basis: AGIQON Angebot Nr. 3732 (19.10.2026) & Shopware Beyond Angebot (20.10.2026)
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Verwaltungsratsvorlage · Teil 2 / 4 · CAPEX & OPEX nach Kategorien und Systemen
Detaillierte Kostenübersicht: wofür die Kosten anfallen & Systembezug
Einmalige Implementierungskosten nach Kategorien (Angebot Nr. 3732)
Gesamt: 406 AT | 596’800 €
| Pos. | Kategorie (Übergeordnet) | Betroffene Systeme | Schwerpunkte & Leistungsinhalt | AT | Satz | Betrag |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 10 | Analyse & Gesamtkonzeption | Alle Systeme | Workshops (15 AT), Schnittstellen Datanaut ↔ SAP/PIM/CRM (5 AT), Feinkonzept (10 AT) | 30 AT | 1’500 € | 45’000 € |
| 20 | Frontend Detailkonzept (UX/UI) | Shopware Frontend | UX/UI-Design nach SF-Filter CI (11 AT), klickbarer Prototyp & Key-User-Tests (7 AT) | 18 AT | 1’300 € | 23’400 € |
| 30 | Technische Umsetzung Frontend | Shopware Storefront | Theme, Start-/Kategorieseiten, Artikeldetail (OEM/Alternativen), Checkout, Kundenkonto | 26 AT | 1’300 € | 33’800 € |
| 40 | Konfiguration Backend | Shopware + FactFinder | Server-Setup, Länder/Steuern, B2B Components (Rollen, RFQ, Quick Order), FactFinder (10 AT) | 50 AT | 1’500 € | 75’000 € |
| 50 | Schnittstellen & Migration | SW ↔ Datanaut ↔ SAP/PIM | Shopware↔Datanaut/SAP (16 AT), inRiver PIM (10 AT), Dynamics CRM (5 AT), Kundenmigration | 45 AT | 1’500 € | 67’500 € |
| 60 | Technische Erweiterungen (Plugins) | Shopware B2B + SAP-Logik | SAP-Belege im Konto (8 AT), Alternativprodukte (6 AT), Retouren (6 AT), Verfügbarkeit, Offerten | 60 AT | 1’500 € | 90’000 € |
| 70 | Schulung (Optional) | Shopware 6 | Schulungsunterlagen (2 AT) & Schulung Marketing, Sales, Service (2 AT) – Option (5’200 €) | (4 AT) | 1’300 € | 0 € |
| 80 | Testing, Go-Live & Hypercare | Gesamtsystem (E2E) | Testkonzept (5 AT), E2E-Integrationstests SAP/PIM/CRM (8 AT), Last-/UAT-Tests, Go-Live (7 AT) | 35 AT | 1’500 € | 52’500 € |
| 90 | Projektmanagement & Consulting | Übergreifend | Steuerung, Controlling & Consulting: Konzeption (12 AT), Umsetzung (35 AT), Go-Live (11 AT) | 58 AT | 1’500 € | 87’000 € |
| 100 | SEO-Analyse & Tracking | Shopware + Analytics | Technisches SEO je Markt (5 AT), Redirect-Konzept Altsystem (4 AT), Tracking & KI-Dashboard | 17 AT | 1’300 € | 22’100 € |
| 110 | Umsetzung Middleware Datanaut | Datanaut ↔ SAP/PIM/CRM | Konzeption, Setup & Datenflüsse (Artikel, Preise, Bestände, Kunden, Bestellungen, Belege) | 55 AT | 1’500 € | 82’500 € |
| 120 | Implementierung FactFinder | FactFinder Suche | Setup-Paket & Konfiguration für Artikelnummern, OEM-/Cross-Referenzen & Maschinenfinder | 12 AT | 1’500 € | 18’000 € |
| GESAMTSUMME EINMALIGE IMPLEMENTIERUNG (PAUSCHALPREIS NETTO) | 406 AT | Ø 1’470 € | 596’800 € | |||
Aufteilung Einmalkosten nach Teilpaketen
| Teilpaket / Systemfokus | Aufwand | Betrag | Anteil |
|---|---|---|---|
| 1. Shopware 6 Core, B2B & Integration Pos. 10–100 (Frontend, Backend, Plugins, PM, QA) |
339 AT | 496’300 € | 83.2 % |
| 2. Datanaut Middleware Setup Pos. 110 (Schnittstellen-Schicht SAP/PIM/CRM) |
55 AT | 82’500 € | 13.8 % |
| 3. FactFinder Suchtechnologie Setup Pos. 120 (OEM-/Cross-Referenz & Maschinen) |
12 AT | 18’000 € | 3.0 % |
| Summe Implementierung (CAPEX) | 406 AT | 596’800 € | 100 % |
Laufende Lizenz- & Betriebskosten (OPEX)
Ab Monat 7
| System / Vertragspartner | Monat 1–6 | Ab Monat 7 | Zahlweise |
|---|---|---|---|
| Shopware 6 Beyond Bis 54 Mio. € GMV/Jahr inkl. |
3’250 €/Mt.* | 15’000 €/Mt. | 180’000 € p.a. vorab |
| FactFinder Lizenz Suchmaschine & Suggest |
ab Inbetriebn. | 3’100 €/Mt. | monatlich (37’200 € p.a.) |
| Datanaut Lizenz 20 % der Setup-Kosten p.a. |
0 €/Mt. (frei) | 1’333 €/Mt. | 16’000 € p.a. vorab |
| Maxcluster Hosting Cluster Frankfurt a. M. |
ab Bereitst. | 750 €/Mt. | monatlich (9’000 € p.a.) |
| AGIQON Basis-Wartung Security-Updates & Auto-Testing |
– | 800 €/Mt. | monatlich (9’600 € p.a.) |
| Summe Fixbetrieb (OPEX) | 3’250 €/Mt. | 20’983 €/Mt. | 251’800 € p.a. |
| Optional: AGIQON Retainer | – | ab 10’000 € | inkl. 5–15 % Rabatt |
*Hinweis Shopware Ramp-Up (Monat 1–6): 3’250 €/Mt. (= 19’500 € gesamt) gem. Preisberechnung; Deckblatt-Angabe von 49’000 € ist vorab zu bereinigen.
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Verwaltungsratsvorlage · Teil 3 / 4 · Liquiditätsplanung & Zahlungsfälligkeiten (Start: 01.11.2026)
Finanzielle Zeitachse: Cashflow & Monatsverlauf
Q4 2026
Nov 26 – Dez 26
Projektstart & Konzeption
Cash-Out:
168’700 €
• 2 × 74’600 € AGIQON Rate (Nov/Dez)
• 19’500 € Shopware Ramp-Up (6 Mt. vorab)
• Kalkulatorisch (GuV): 155’700 €
• 19’500 € Shopware Ramp-Up (6 Mt. vorab)
• Kalkulatorisch (GuV): 155’700 €
Q1 2027
Jan 27 – Mär 27
Umsetzung
Cash-Out:
223’800 €
• 3 × 74’600 € AGIQON Rate (Jan–Mär)
• Keine Jahreslizenzen / Schlussrate in diesem Quartal
• Kalkulatorisch (GuV): 233’550 €
• Keine Jahreslizenzen / Schlussrate in diesem Quartal
• Kalkulatorisch (GuV): 233’550 €
Q2 2027
Apr 27 – Jun 27
Go-Live, Jahreslizenzen & Betriebsstart
Cash-Out:
429’100 €
• Apr: 223’800 € inkl. Schlussrate bei Go-Live
• Mai: 200’650 € inkl. Shopware (180k) + Datanaut (16k) vorab
• Jun: 4’650 € lfd. Betrieb
• Mai: 200’650 € inkl. Shopware (180k) + Datanaut (16k) vorab
• Jun: 4’650 € lfd. Betrieb
Q3 2027
Jul 27 – Sep 27
Laufender Regelbetrieb
Cash-Out:
13’950 €
• Shopware & Datanaut bereits im Mai bezahlt
• Nur noch 3 × 4’650 € / Mt. zahlungswirksam
• Kalkulatorisch (GuV): 62’950 € (3 × 20’983 €)
• Nur noch 3 × 4’650 € / Mt. zahlungswirksam
• Kalkulatorisch (GuV): 62’950 € (3 × 20’983 €)
Monatliche Cashflow- & Kosten-Tabelle (Nov 2026 bis Dez 2027)
Ohne optionalen Retainer
| Monat | Zeitraum | Projektphase / Zahlungsauslöser | Kalkulatorisch (GuV) | Effektiver Cash-Out | Kumuliert (Cash) |
|---|
Monatlicher Liquiditätsabfluss (Cash-Out Peaks)
Die grössten Liquiditätsspitzen liegen in April 2027 (223’800 €) durch die 25 %-Go-Live-Abnahme und in Mai 2027 (200’650 €) durch die Jahres-Vorauszahlungen für Shopware und Datanaut.
Warum liegt der Cashflow bis Ende 2027 um rund 65’333 € über der GuV?
Im Mai 2027 werden die Jahreslizenzen für Shopware (180’000 €) und Datanaut (16’000 €) für 12 Monate im Voraus bezahlt (Mai 2027 – April 2028). Im dargestellten Zeitraum bis Dezember 2027 liegen dadurch bereits die Lizenzanteile für Januar bis April 2028 im Cash-Out. Das erklärt den Vorlauf von rund 65’333 € gegenüber der periodisierten GuV.
Annahme Projektstart: 01.11.2026 · Go-Live: Ende April 2027 · Alle Beträge netto in EUR exkl. MwSt. · Vorzeitige Inbetriebnahme von Hosting/FactFinder in M3–M5 kann geringe Vorab-OPEX auslösen.
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Verwaltungsratsvorlage · Teil 4 / 4 · ACTUM-Kündigung & finanzieller Ramp-Down
ACTUM Ramp-Down: Cashflow, Umsatzanrechnung & Signing Bonus
Kündigung / Vertragsende
Okt 2026
Vertragsende: 30.04.2027
ACTUM Fixgebühren ab Nov. 2026
329’347 €
6 Monate Kündigungsfrist
Signing-Bonus-Rückzahlung
0 €
Carry-over optimiert
Gesamtbelastung ab Nov. 2026
0 €
Fixgebühren + Bonus-Rückzahlung
Q4 2026Nov–Dez
Kündigungsfrist
Cash-Out Fixkosten0 €
2 Monatsraten ACTUM
je 0 €
je 0 €
Q1 2027Jan–Mär
Kündigungsfrist
Cash-Out Fixkosten0 €
3 Monatsraten ACTUM
je 0 €
je 0 €
Q2 2027Apr–Jun
Vertragsende & Abrechnung
Fixkosten0 €
Letzte Monatsrate im April.
Bonus-Rückzahlung separat (Fälligkeit nicht festgelegt).
Bonus-Rückzahlung separat (Fälligkeit nicht festgelegt).
Q3 2027Jul–Sep
Nach Vertragsende
Bonus (Annahme)0 €
Modellierter Zahlungsmonat: Juli 2027.
Konkrete Fälligkeit hängt von Abrechnung / Aufforderung ab.
Konkrete Fälligkeit hängt von Abrechnung / Aufforderung ab.
Monatlicher ACTUM-Cashflow · Nov 2026 – Apr 2027Fixzahlungen + Bonus
| Monat | Zeitraum | Zahlungsgrund | Cash-Out | Kumuliert |
|---|
Bonuszahlung im Juli 2027 als Planungsannahme (nach Carry-over-Prüfung per 30.06.2027). Vertrag: Rückzahlung binnen 30 Tagen nach Entstehung des Rückzahlungsanspruchs; der genaue Zahlungsmonat ist nicht ausdrücklich festgelegt. Nach Vertragsende werden keine Null-Monate dargestellt.
Umsatz- & Carry-over-AnnahmenEditierbar
999’400 €
899’400 €
208’453 €
Anrechnung & Bonus-Rückzahlung
| Restfehlbetrag 2026 nach Carry-over 2025 | 0 € |
| 2027 auf 2026 angerechnet | 0 € |
| Für 2027 verbleibender Umsatz | 0 € |
| Rückzahlung Signing Bonus 2026 | 0 € |
| Rückzahlung Signing Bonus 2027 | 0 € |
| Rückzahlung 2028 + 2029 | 353’748 € |
| Gesamte Bonus-Rückzahlung | 0 € |
| Gesamtbelastung ab Nov. 2026 | 0 € |
Annahmen: Zustellung im ausgewählten Kündigungsmonat; Zugang vor Monatsende · vertragliche Basisbeträge netto in EUR, ohne weitere Indexierung · SLA Amendment (Ziff. 7.4, 15.6, 15.8).Seite 4 von 4